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Durées légales de conservation des archives

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Documents sociaux
Documents comptables
Documents commerciaux
Documents relatifs au personnel

DOCUMENTS
VISES
Code Civil Code du Commerce Code des Impôts Code du Travail et de la Sécurité Sociale Délai retenu dans l'intéret de l'entreprise Forme de conservation
O=Original
R=reproduction
DOCUMENTS SOCIAUX
Registres
des titres nominatifs
  30 ans après dissolution de la Société     Illimité O
Registres
à souche (actions et obligations)
  30 ans après dissolution de la Société 6 ans (transferts)   Illimité O
Registres
de présence
des Conseils d´Administration
  30 ans après dissolution de la Société     Illimité O
Registres
des procès-verbaux des délibérations
des Conseils d´Administration ( cotés et paraphés)
  30 ans après dissolution de la Société     Illimité O
Rapport
des gérants
  30 ans après dissolution de la Société     Illimité O
Rapports
des Commissaires aux comptes
  30 ans après dissolution de la Société     Illimité O
Rapports
du Conseil d´Administration
  30 ans après dissolution de la Société     Illimité O
Registres
des procès-verbaux d´Assemblées (cotés et paraphés)
  30 ans après dissolution de la Société     Illimité O
Comptes sociaux : bilans
  30 ans après dissolution de la Société     Illimité O
Comptes d´exploitation
  30 ans après dissolution de la Société     Illimité O
Comptes
de pertes
et profits
  30 ans après dissolution de la Société     Illimité O
Feuilles
de présence
aux Assemblées Générales et pouvoirs
  30 ans     30 ans O
DOCUMENTS COMPTABLES Haut de page
Livre journal
(coté et paraphé)
  10 ans 6 ans   Durée Société O
Grand Livre
(coté et paraphé)
  10 ans 6 ans   Durée Société O
Journaux auxiliaires
(cotés et paraphés)
  10 ans 6 ans   11 ans O
Comptes auxiliaires
(cotés et paraphés)
  10 ans 6 ans   11 ans O
Journal centralisateur (coté et paraphé)
  10 ans 6 ans   11 ans O
Livre des inventaires
(coté et paraphé)
  10 ans 6 ans   Durée Société O
Balance générale annuelle
(cotée et paraphée)
        Durée Société O
Balances auxiliaires annuelles
        11 ans R
Bilans, comptes d´exploitation profits et pertes et documents annexes
  10 ans 6 ans   Durée Société O
a) Concernant les investissements :
Contrats d´acquisition
et de cession
de biens fonciers
et immobiliers
30 ans 10 ans 6 ans   Durée Société O
Contrats d´acquisition
des autres immobilisations
  10 ans 6 ans   11 ans O
Contrats et documents concernant les participations (bulletins
de souscription, registres
de transfert, déclarations notariées)
30 ans 10 ans 6 ans   Durée Société O
b) Contrats divers :
Contrats de prêts, d´emprunts et d´avances
  10 ans 6 ans   5 ans après expiration O
Contrats d´assurance
  10 ans 6 ans   5 ans après expiration O
Contrats leasing
  10 ans 6 ans   5 ans après expiration O
Marchés
  10 ans 6 ans   5 ans après expiration O
Factures fournisseurs
  10 ans 6 ans   11 ans O
Factures clients
  10 ans 6 ans   11 ans R
Bons de réception et de livraison
  10 ans 6 ans   11 ans R
Bulletins de commande
  10 ans 6 ans   11 ans R
c) Fiscalité :
Toutes pièces justificatives
de T.V.A.
  10 ans 6 ans   11 ans R
d) Documents bancaires :           
Avis de débit d´agios
  10 ans 6 ans   11 ans O
Remises
en banque de chèques et effets
  10 ans 6 ans   11 ans O
Avis de débit et
de crédit
  10 ans 6 ans   11 ans O
Ordres
de virement
  10 ans 6 ans   11 ans O
Relevés trimestriels
  10 ans 6 ans   11 ans O
Echelles d´intérêt
  10 ans 6 ans   11 ans O
Doubles
de certificats d´avoirs fiscaux
  10 ans 6 ans   11 ans O
Autres pièces bancaires
  10 ans 6 ans   11 ans O
DOCUMENTS COMMERCIAUX Haut de page
Correspondances commerciales
  10 ans     11 ans (15 ans avec les Entr.) R
Contrats commerciaux importants
30 ans (1) 10 ans     Durée Société O
Contrats commerciaux généraux
        5 ans après expiration O
Accords industriels
        5 ans après expiration O
Commandes fournisseurs
30 ans (1) 10 ans     11 ans O
Commandes clients
30 ans (1) 10 ans     11 ans R
Transports :
tous documents intéressant
le Service des douanes (lettres de voiture, facture, feuille
de chargement, connaissement, billet de bord,
avis d´expédition, ordre de livraison) à compter de la date d´envoi des colis
  10 ans 6 ans   10 ans (code des douanes 3 ans) O
(1) Il faut conserver les principales pièces de marché 30 ans à compter de la date
de réception ou de livraison, lorqu´il y a risque de réclamation pour vice caché ou erreur de conception : offres, cahiers des charges, commandes, plans, correspondances, notes de calcul, comptes rendus de contrôle.
DOCUMENTS RELATIFS AU PERSONNEL Haut de page
Livres de paie (cotés et paraphés)
      5 ans Durée de Société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressées (2) R
Registres et états du personnel
      5 ans Durée de Société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressées (2) R
Dossiers d´accidents
du travail ou
de maladies professionnelles donnant lieu
à réparations
      sans limite Durée de Société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressées (2) O
Toutes pièces comptables relatives
aux traitements
et salaires
      5 ans 10 ans (3) R
Bulletins de paie
      5 ans 10 ans R
Reçus pour solde de tout compte
      5 ans 6 ans R
Doubles
des certificats
de travail
      5 ans 6 ans R
Doubles
des bordereaux
de paiement
des cotisations sociales
      5 ans 6 ans O
Journaux et récapitulatifs des charges sociales
      5 ans 6 ans O
Fiches fiscales par salarié
      5 ans 10 ans (3) R

2) L´arrêté du 26 aout 1980 oblige les employeurs à délivrer toutes attestations utiles
pour justifier les droits à la retraite.

(3) 30 ans pour les documents relatifs à des salaires antérieurs au 17 juillet 1971.
La prescription à 5 ans en matière de paiement de salaires est définie par la loi
du 16 juillet 1971

 










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