Alarme
Dispositif de surveillance et de sécurité des différentes parties d´un bâtiment d´archives, destiné à détecter et prévenir les intrusions, les dégagements
de fumée, de feu ou chaleur et la sortie frauduleuse des documents.

Archives
Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et
leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, par tout service ou organisme public ou privé, dans l´exercice
de leur activité (loi n° 79-18 du 3 janvier 1979).

Archives vivantes ou courantes
Documents nécessaires au traitement quotidien des affaires, au sein
du service ou de l´organisme qui les a produits ou reçus.

Archives définitives
Documents conservés pour une durée illimitée.

Archives intermédiaires
Documents qui, n´étant plus d´usage courant, doivent être conservés
pour une durée limitée.

Archivistique
Science relative à l´organisation, la législation, la réglementation,
au traitement et à la gestion des archives.

Boîte-archives
Unité matérielle de conservation, en carton, de dimensions
33,3 x 9,5 x 25 cm (dimensions utiles), destinée à contenir et protéger
les documents d´archives.

Bordereau de versement
Formulaire justificatif de l´opération de versement d'archives : il établit
la liste détaillée des documents versés à SGA. Il peut tenir lieu d'inventaire
et donc d'instrument de recherche pour le client.

Communication
Mission consistant à mettre des documents à la disposition d´un demandeur.

Conservation
Fonction essentielle consistant à assurer l´intégrité physique des documents confiés à notre garde.

Consultation
Action de prendre connaissance d´un document.

Conteneur ou caisse-carton
Unité matérielle de manutention et par extension de conservation
de plusieurs boîtes-archives. Une caisse-carton permet de ranger
5 boîtes-archives.

Durée de conservation ou Durée d'utilité administrative
Durée pendant laquelle un document doit être conservé, en application
de dispositions légales et au terme de laquelle il peut être détruit.

Document d'archives
Ensemble constitué d´un support et de l´information qu´il porte, utilisable comme preuve ou à des fins de consultation.

Elimination
Opération matérielle réglementée de destruction de documents d'archives dont la durée d'utilité administrative est dépassée.

Enlèvement
Opération de transfert des documents des locaux du client vers les sites
de conservation de SGA.

Fonds d´archives
Ensemble des documents d'archives qu´un producteur a automatiquement et organiquement réunis dans le cadre de son activité.

GED / GEIDE (gestion électronique d'information et de documents pour l'entreprise)
Système informatisé de gestion, classement, stockage, archivage, recherche de documents électronique ou de documents à numériser.

Indexation
Opération destinée à représenter un document par des données analysant son contenu.

Inventaire
Liste descriptive plus ou moins détaillée des documents composant un fonds d´archives.

Mètre linéaire
Unité de mesure des archives correspondant à l´ensemble des articles placés à la suite sur un mètre de longueur.

Plan de classement
Système qui fixe l´organisation des archives courantes et intermédiaires
en usage dans les bureaux. Il permet de les ranger, de les classer, de les retrouver. La méthodologie mise en oeuvre par SGA pour élaborer des plans de classement reprend les principes de la norme AFNOR 15 489 de mars 2002 sur le Records Management.

Producteur
Personne physique ou morale qui a produit, reçu ou conservé des archives dans l'exercice de son activité.

Réintégration
Procédure consistant à remettre à sa place d´origine un document sorti
pour communication.

Service versant
Entité qui confie ses documents d'archives à SGA.

Tableau de gestion
Etat des documents produits par un organisme. Il reflète son organisation
et sert à la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives.
Il fixe pour chaque type de documents les durées d'utilité administrative.

Traitement des archives
Ensemble des procédures et des opérations d´analyse, de tri, de classement
et d'inventaire des archives.

Versement
Opération matérielle et administrative par laquelle la conservation des archives est transférée du service producteur à la SGA.
Cette opération s´accompagne de la rédaction d'un bordereau de versement.