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Outils de gestion
informatisée
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Archives-en-ligne
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Un logiciel adapté à vos exigences en matière
de développement
durable |
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Archives-en-ligne s'intègre parfaitement à une telle démarche :
+ Optimisation des tournées
de collecte de vos archives grâce à la programmation
de seuils logistiques.
+ Economies indirectes en papier
(pas d'impressions multiples de bordereaux, d'inventaires...).
+ Satisfaction accrue des utilisateurs.
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Un budget archives revu à la
baisse |
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Frais d’archivage ? supprimés. Frais de saisie ? supprimés.
Frais d’informatisation ? supprimés.
+ L’identification des
boîtes fait maintenant partie
intégrante du processus.
Et cette saisie a lieu une fois
pour toutes. Une étiquette est générée
automatiquement. Votre descriptif est transmis à notre
centre d’exploitation,
qui ne procède pas à une
nouvelle saisie.
Résultat : aucune tâche redondante, une économie
de 25 à 30% par rapport à une prestation d’archivage
traditionnelle.
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+ La gestion des versements
est entièrement automatisée.
Vous
maîtrisez votre planning d’externalisation,
vous optimisez les espaces de stockage au sein de votre
entreprise.
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+ Archives-en-ligne
ne valide qu’une élimination d’archives
(externalisées)
par carton entier, évitant
ainsi les frais liés à une destruction partielle.
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Une communication des
informations accélérée |
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Archives-en-ligne propose
une gestion quotidienne des archives, ‘au
fil de l’eau’. Plus
d’accumulation d’arriéré.
Contrairement à un archivage classique, l'existence de
l'unité d'archives prend corps dès l’attribution
du n° unique
qui l’identifie. Dès sa création, l’intégralité
du
fonds est consultable et disponible auprès de tous les utilisateurs
qui se connectent au système.
Créez
la «carte d’identité» de l’unité d’archives
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Une traçabilité sans équivalent |
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La localisation
de vos archives devient transparente !
+ Qui est plus qualifié pour
décrire ses archives que
le producteur d’archives
lui-même ? Une description
de qualité facilite la recherche et l’échange
d’informations. Chaque
unité est clairement identifiée, la
description
est structurée et normalisée.
+ Un code
couleur simplifie votre
consultation des versements en cours.
Suivez
la localisation de l’unité d’archives à tous
les stades de son existence.
+ Archives-en-ligne
est un outil collaboratif qui vous permet aussi de
savoir
en temps réel qui a demandé quoi,
qui consulte quoi, et de connaître l’historique
de tous les mouvements concernant une unité d’archives
donnée.
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En savoir plus sur la sécurité du système
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