Conseil
en archivage
Un
archivage efficace commence toujours par un travail
d’analyse approfondi.
SGA vous apporte son expertise afin de vous aider à mettre
au point
votre stratégie et à optimiser
la gestion de vos archives :
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faciliter la transmission
des connaissances, |
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rationaliser les aires de rangement, |
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améliorer la prise en
charge des dossiers dès leur conception,
dans le respect de la législation et des règles archivistiques
en vigueur. |
Nous vous aidons et vous conseillons dans votre organisation
par le biais d´un audit
préalable en vos
locaux.
Nos consultants spécialisés définissent
vos besoins et établissent
pour vous une politique
de gestion et d’archivage des dossiers adaptée,
répondant à vos
attentes.
Les méthodologies mises en œuvre sont celles
que préconise l’Association des Archivistes
Français, particulièrement à travers
sa section « Archives Economiques et d’Entreprises ».
Gestion
des archives vivantes
Pour
organiser vos fonds d’archives vivantes (ou
courantes), au sein des bureaux, nos archivistes documentalistes établissent
des Tableaux
de gestion et des Plans
de classement.
Ces outils de gestion ont une finalité commune
: Ils répartissent, de manière méthodique
et structurée, les dossiers produits selon
des critères fonctionnels, par activité.
Ils sont destinés à un
usage quotidien
et sur le long terme.
Ils ont vocation à :
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faciliter l’identification
d’un document dès sa création, |
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refléter le champ d’activité des
services, permettre de connaître leur production
documentaire, |
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constituer un langage commun
au sein du service et un outil transversal dans
l’entreprise pour le partage des informations, |
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permettre de savoir qui produit
chaque document et qui est responsable
de quelle activité. |
Leurs
caractéristiques communes sont la simplicité,
la logique,
la pérennité et
l’évolutivité.
Tableaux de gestion et plans de classement sont établis
en étroite collaboration avec le personnel
des services auquel ils sont destinés.
Ils
ne sont pas proposés ni mis en application
avant d’avoir été discutés
et intégralement validés.
Nota : La
collaboration des personnes travaillant au sein
des services concernés est précieuse
et indispensable. La qualité du plan
de
classement et/ou du tableau de gestion produit
dépend directement de leur implication
et de leur participation active
durant la mission. |
Externalisation
des archives
intermédiaires et définitives
Nos missions portent sur les procédures préparant
l’archivage.
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Nous vous proposons de nous rendre
sur place, en vos locaux, afin de poser
un diagnostic et de vous
apporter nos préconisations en
vue d’une gestion externalisée. |
Cet « audit » préalable au sein
des différents services et bureaux détermine
si la prestation à fournir est de type classique,
portant sur un fonds d’archives parfaitement structuré,
ou si un état des lieux s’avère
nécessaire s’agissant
de fonds disparates
(organigrammes imprécis ou absents, attributions
mal définies…).
Cette étude préparatoire dresse un bilan
de l’existant ; elle permet de :
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délimiter le
champ d’application de l’opération, |
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recenser les différents
types de documents, |
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quantifier les masses documentaires à traiter, |
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attirer l’attention sur
l’élimination des archives qui pourraient
avoir dépassé le seuil d’obsolescence. |
Elle
débouche sur la définition d’un
nombre de journées nécessaires
à la
phase de préparation précédant
la prise en charge physique des archives (en fonction
des volumes, des difficultés techniques et des
spécificités propres à chacun de
nos clients).
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Nos
préconisations pour la conservation sécurisée
des documents passent par la
rédaction
ou l’aide à l’élaboration
d’une charte d’archivage,
ensemble des règles et méthodes
d’archivage
définies selon vos besoins.
Elles sont le fruit de notre personnel compétent en archivistique et disposant
d’un diplôme universitaire pour sanctionner une telle compétence. |
Nota : Nous
préparons pour vous un « plan de
classement » synthétique pour vos
archives, ainsi que les étiquettes autocollantes
adaptées
à votre organisation archivistique
: nom du service, domaine principal d’activité,
millésimes extrêmes…
Ces étiquettes n’ont plus qu’à être
renseignées, numérotées et
collées sur la tranche des boîtes-archives à externaliser
!
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> Nos
missions de conseil vous aident à :
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organiser votre service
archives, |
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trier vos documents, |
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regrouper et/ou séparer
vos unités d’archives en vue d’en
effectuer
le classement ou l’élimination, |
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rédiger les bordereaux
de versement, |
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exécuter la mise en cartons. |
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Sensibilisation
et formation à nos outils de gestion informatisée : Afin que vous ayez toujours la maîtrise
totale
de vos archives,
nous vous proposons
de suivre une séance
de formation synthétique
et pragmatique à notre
logiciel de gestion.
Cet accompagnement vous permettra, une fois vos archives externalisées,
de pouvoir consulter vos inventaires, passer
vos demandes de consultations et
de retours d’archives, de solliciter notre intervention et de préparer
vos éliminations en toute sérénité… |
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