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Qui sommes-nous ?

Nos spécificités : sécurité et confidentialité
pour un service sur mesure


Collaborateurs

> Tous les collaborateurs de la SGA disposent d´un contrat de
travail à durée indéterminée
et ont signé un engagement
de confidentialité lors de leur embauche.
L´expérience et la stabilité de notre personnel constituent le gage d´une excellente maîtrise de notre métier et des risques inhérents.

> Notre société ne fait jamais appel à des tiers sous-traitants (personnel intérimaire, transport, livraisons, messagerie, etc.). Vos archives
ne passent à aucun moment entre les mains de personnes étrangères à l´entreprise (hors procédures adaptées).

Prise en charge

> Une caractéristique unique : Lors de chaque intervention, notre service est complet.
En une même journée, sans monopoliser vos collaborateurs, nous procédons à l'inventaire de vos unités d'archives, à leur mise en cartons, ainsi qu'au référencement et à l'enlèvement de ces derniers.
Chaque équipe d'archivistes dispose d'un véhicule, par conséquent vous ne subissez pas les désagréments liés à un stockage transitoire et non sécurisé d'archives, au sein de locaux inadaptés (couloirs, etc.) :
le soir venu, toutes vos archives ont été prises en charge par nos soins.

Transport

> Nos véhicules ne comportent aucun signe de reconnaissance. L´anonymat total de vos archives est préservé.

> Livraison possible de vos archives en express, sous une à deux heures.

Sites de conservation

> Nos locaux de stockage répondent aux normes de sécurité en vigueur relatives à la protection et à la lutte contre les risques naturels,
contre l´incendie (règles R4 et R7 de l´APSAD), le vol, l´intrusion
et les parasites.

> Nous tenons à préserver des sites de conservation à taille humaine. L´accès aux archives conservées doit rester manuel ;
nous ne construisons pas de « tours » d´entreposage, nous limitons
la hauteur de stockage à deux niveaux au-dessus du sol (tel que recommandé par le bureau de la section archives économiques et d´entreprises de l´Association des Archivistes Français).
Nous n´utilisons pas de palettiers sur rail ni tri-directionnels.

> Au sein de nos sites de conservation, le positionnement de vos cartons est aléatoire et codifié.
Le référencement du carton est la seule clé de gestion de sa position, aucune exploitation de codes barres n´est effectuée sur les unités documentaires.
Ce serait à la fois dangereux (un pourcentage d´erreur,
même minime, est inacceptable et la réversibilité en cas de changement de prestataire est source de difficultés) et inutile, puisque nos outils informatiques Archives-en-ligne, Espace Clients, Archiliste©, gèrent les prêts efficacement et en toute sécurité.

Procédures archivage

> Sur demande, nous mettons en place des procédures d´archivage adaptées à votre situation, avec notre personnel spécifiquement formé aux techniques archivistiques  et à la (ré)organisation de services archives.

> Nous établissons un plan de classement précis en accord avec
vos services versants, permettant une organisation logique de vos dossiers reconductible d´année en année mais aussi modifiable
en fonction de l´évolution de vos services.

Services sur mesure

>
Nous nous chargeons de piloter vos projets internes (dès la maîtrise d´oeuvre) et de les accompagner sur toute leur durée :
- Conservation en sites spécialisés,
- Audits préalables, mise en place de votre charte d´archivage,
- Diminution significative de vos coûts (gains de temps et espace, recentrage vers votre coeur de métier),
- Optimisation de vos recherches d´informations (Extranet, logiciels, numérisation à la demande de documents tous formats),
- Maîtrise d´oeuvre pour la construction de bâtiments d´archives.

> Nos services sont à votre disposition tout au long de notre partenariat afin de vous guider, notamment en matière d´exploitation
de votre fonds d´archives (Archives-en-ligne, Espace Clients, Archiliste©) et d´optimisation de vos coûts, ou afin d´étudier pour vous un certain nombre de services sur mesure :
- délais de livraison,
- mission de conseil,
- numérisation de certains de vos documents,
- gestion des dossiers de reconstitution de carrières,
- constitution de sauvegardes d´archives...




 










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