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Qui sommes-nous ?
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Nos
spécificités : sécurité et confidentialité
pour un service
sur mesure
Collaborateurs
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Tous les collaborateurs de la SGA disposent d´un contrat
de
travail à durée indéterminée et
ont signé un engagement
de confidentialité lors
de leur embauche.
L´expérience et la stabilité de notre personnel constituent
le gage d´une excellente maîtrise de notre métier et des risques
inhérents.
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Notre société ne fait jamais appel à des
tiers sous-traitants (personnel intérimaire, transport, livraisons,
messagerie, etc.). Vos archives
ne passent à aucun moment
entre les mains de personnes étrangères à l´entreprise
(hors procédures adaptées).
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Prise en charge
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Une caractéristique unique : Lors de chaque intervention,
notre service est complet.
En une même journée, sans monopoliser vos collaborateurs,
nous procédons à l'inventaire de vos unités d'archives, à leur
mise en cartons, ainsi qu'au référencement et à l'enlèvement
de ces derniers.
Chaque équipe d'archivistes dispose d'un véhicule, par conséquent
vous ne subissez pas les désagréments liés à un
stockage transitoire et non sécurisé d'archives, au sein
de locaux inadaptés (couloirs, etc.) :
le soir venu, toutes vos
archives ont été prises en charge par nos soins.
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Transport
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Nos véhicules ne comportent aucun signe de reconnaissance.
L´anonymat
total
de vos archives est préservé.
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Livraison possible de vos archives en express, sous une
à deux heures.
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Sites de conservation
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Nos locaux de stockage répondent aux normes de
sécurité en vigueur relatives
à la protection et à la lutte contre les risques naturels,
contre
l´incendie (règles R4
et R7 de l´APSAD), le vol, l´intrusion
et les parasites.
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Nous tenons à préserver des sites de conservation à taille
humaine. L´accès
aux archives conservées doit rester manuel ;
nous ne construisons pas
de « tours » d´entreposage, nous limitons
la hauteur de stockage à deux
niveaux au-dessus
du sol (tel que recommandé par le bureau de la section archives économiques
et d´entreprises de l´Association des Archivistes Français).
Nous n´utilisons pas
de palettiers sur rail ni tri-directionnels.
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Au sein de nos sites de conservation, le positionnement de vos cartons
est aléatoire et codifié.
Le référencement du carton est la seule clé de gestion de
sa position, aucune exploitation de codes barres n´est effectuée
sur les unités documentaires.
Ce serait à la fois dangereux (un pourcentage d´erreur,
même
minime,
est inacceptable et la réversibilité en cas de changement de
prestataire
est source de difficultés) et inutile, puisque nos outils
informatiques Archives-en-ligne, Espace
Clients, Archiliste©,
gèrent
les prêts efficacement et
en toute sécurité.
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Procédures
archivage
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Sur demande, nous mettons en place des procédures
d´archivage adaptées
à votre situation, avec notre personnel spécifiquement formé aux
techniques archivistiques et à la
(ré)organisation de services archives.
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Nous établissons un plan
de classement précis en accord avec
vos services
versants, permettant une organisation logique
de vos dossiers reconductible
d´année en année mais aussi modifiable
en fonction
de l´évolution de vos services.
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Services
sur mesure
>
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Nous nous chargeons de piloter vos projets internes
(dès la maîtrise d´oeuvre)
et de les accompagner sur toute leur durée :
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Conservation en sites spécialisés, |
| - |
Audits préalables, mise en place
de votre charte
d´archivage, |
| - |
Diminution significative de vos coûts (gains de temps et
espace, recentrage
vers votre coeur de métier), |
| - |
Optimisation de vos recherches d´informations (Extranet,
logiciels, numérisation
à la demande de documents tous formats), |
| - |
Maîtrise d´oeuvre pour la construction de bâtiments
d´archives. |
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Nos services sont à votre disposition
tout au long de notre partenariat afin
de vous guider, notamment en matière d´exploitation
de votre
fonds d´archives (Archives-en-ligne,
Espace Clients, Archiliste©)
et d´optimisation de vos coûts,
ou afin d´étudier pour vous un certain nombre de services
sur mesure :
| - |
délais de livraison, |
| - |
mission de conseil, |
| - |
numérisation de certains de vos documents, |
| - |
gestion des dossiers de reconstitution de carrières, |
| - |
constitution de sauvegardes d´archives... |
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